En el nuevo Manual de Comunicación interna de CEAR hemos desarrollado un capítulo con herramientas y recursos para tener reuniones presenciales o virtuales más eficaces en nuestro día a día laboral.
Son constantes las reuniones con nuestro equipo, responsables, personas que colaboran y proveedores. Reservamos un tiempo de nuestras agendas para colaborar, hablar, pensar en grupo, facilitar o captar información sobre alguna temática, llegar a un acuerdo o avanzar en la solución de cualquier problema. Cuando estas reuniones no están planificadas o pensadas con algún objetivo concreto, pueden resultar ineficaces y poco productivas.
Te damos 15 consejos para que tengas en cuenta antes de tener alguna reunión:
- Reflexiona acerca de la pertinencia de la reunión.
- Prepara la reunión: define el objetivo de la reunión y los temas a tratar previamente.
- No abarques demasiados temas, es mejor hacer dos reuniones que una demasiado larga.
- Convoca únicamente a las personas que necesites y estén involucradas en alguno de los temas a tratar. Es frustrante acudir a una reunión en la que no te necesitaban.
- Favorece las reuniones cortas calculando de antemano la duración. En reuniones largas la atención y la participación será cada vez menor.
- Define los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo, que nadie se quede sin intervenir.
- Comienza la reunión dando la bienvenida a las personas participantes y repasa los temas que se van a tratar y el orden para que todo el mundo sepa cuando debe intervenir.
- Es importante mantener un turno de preguntas al final para que nadie se quede con dudas.
- Acostúmbrate a redactar un acta de la reunión en con los temas tratados, las personas asistentes y las conclusiones.
- Recuerda facilitar toda la documentación necesaria, tanto antes como después de la reunión (la presentación proyectada, relación de temas a tratar, etc.).
- Trata de favorecer horarios que sean fáciles de conciliar en la medida de lo posible. Siempre resulta difícil escoger día y hora y cuadrar agendas.
- Intenta enviar la convocatoria al menos una semana antes de la reunión.
- Prepara el espacio cuando se trate de una reunión física (sala adecuada y material informático y de oficina necesarios)
- Define una persona como moderadora que guíe la reunión, así podrá limitar el tiempo de las intervenciones, pasar al siguiente tema si no se llega a un acuerdo, etc.
- Asegúrate que al terminar todo el mundo tiene claro lo que debe hacer, no tiene dudas, conoce los plazos, sus tareas asignadas y repasa si es necesario las conclusiones a las que se ha llegado en la reunión.
Para obtener más información sobre cómo realizar reuniones más eficaces y ver el resto de los contenidos del nuevo Manual de Comunicación interna entra en el apartado de Documentación General de la intranet. El objetivo de CEAR con este manual es dar respuesta a nuestras necesidades y conseguir una comunicación más fluida.
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